Avantages d’implémentation d’un système de gestion électronique de documents
Un système de gestion électronique de documents (SGD) peut être considéré comme un ensemble de pratiques standardisées qui :
- Contrôlent la création et l’authentification des documents
exercent un contrôle de version en conservant plusieurs versions d’un document
gèrent le stockage des documents de manière à faciliter la récupération d’un document particulier en cas de besoin.
- Assurent la sécurité et la sûreté des documents avec le double objectif d’empêcher l’accès non autorisé aux documents et de permettre la récupération des documents endommagés ou perdus.
- Définir la politique d’archivage des documents anciens et de leur élimination en fin de vie.
La GED peut être manuelle ou électronique, mais cette dernière présente de tels avantages que chaque fois que l’investissement est justifié, un système de gestion électronique des documents (GED) doit être installé en totalité ou en partie.
Quels avantages peut-on attendre d’une GED ?
Récupération aisée : Les documents sont stockés dans le but de les récupérer ultérieurement en cas de besoin. Ces besoins peuvent être de nature transactionnelle, de recherche, juridique ou autre. Il peut être difficile, voire impossible, de retrouver un document particulier dans le volume généralement important de documents commerciaux, à moins de disposer d’une bonne GED. Une récupération pratique et rapide est un objectif clé de l’installation d’une GED.
Contrôle des versions : Lorsque différentes versions d’un document doivent être conservées (comme dans le cas de spécifications de produits), il est essentiel d’identifier clairement la dernière version, y compris la séquence de toutes les différentes versions existantes. Une bonne GED peut éliminer le chaos qui peut résulter d’une tentative de localisation d’une version particulière.
Améliorer le flux de travail : Les processus métier impliquent généralement le déplacement de documents de l’entreprise vers des tiers, d’un service à l’autre au sein de l’entreprise, et d’une personne à l’autre dans un service. Plusieurs personnes ayant des rôles différents (comme la création, la révision, l’approbation et l’envoi) devront faire référence au document avant qu’il n’atteigne son objectif. Un mouvement bien planifié et efficace des documents peut accélérer considérablement les processus d’entreprise et améliorer leur qualité.
Conformité réglementaire : Il s’agit ici d’éviter les problèmes, qui peuvent être suffisamment graves pour entraîner la fermeture de l’entreprise. Les réglementations gouvernementales exigent la maintenance de différents types de données et de documents, et les exigences sont souvent très complexes. Une bonne GED permet de garantir la conformité aux règles, grâce à des moyens tels que les listes de contrôle, les formulaires standard et l’organisation automatique.
Sécurité des documents : La conservation des documents devient absolument nécessaire pour répondre à de nombreuses exigences différentes. Les documents peuvent contenir des secrets d’affaires et d’autres données confidentielles, comme des formules de produits ou des détails personnels sur les employés. Si des personnes non autorisées ont accès à ces documents, cela peut entraîner des dommages commerciaux ou juridiques. Une GED garantit que seules les personnes autorisées peuvent accéder à des documents particuliers.
Les documents doivent également être protégés contre les catastrophes telles que les incendies et les inondations. Une bonne GED peut faciliter la restauration des documents en cas de sinistre.
Réduction des coûts : La gestion du volume considérable de documents générés dans le cadre des activités d’une entreprise est coûteuse. Dans un système basé sur le papier, le papier, l’encre, les chemises, les classeurs, le personnel de classement et d’autres exigences coûtent de l’argent. Même dans un système électronique, vous avez besoin d’ordinateurs, de supports de stockage et de personnel chargé de l’administration du système. Les bons systèmes de gestion des documents peuvent réduire ces coûts en répondant à toutes les exigences liées aux documents d’une manière bien planifiée.
Compétitivité accrue : En améliorant les processus commerciaux, en réduisant les coûts et en prévenant les pertes importantes, un SGD peut contribuer activement à la compétitivité des entreprises.
Comment fonctionnent les systèmes de gestion documentaire ?
Les systèmes de gestion documentaire cherchent à offrir les avantages mentionnés ci-dessus en fournissant :
Des référentiels clairement identifiés pour tous les documents :
Les documents papier peuvent être stockés dans des classeurs situés dans une section centrale de classement ou dans les départements, tandis que les documents électroniques peuvent être stockés dans les ordinateurs de bureau locaux de chaque utilisateur ou dans des serveurs centraux ou des installations de stockage dédiées dans un système en réseau. Un bon SGD indiquera clairement où trouver un document particulier, et produira souvent le document sur demande.
Un système de classification de tous les documents :
Un système facilement compréhensible de tri des documents en différentes catégories peut aider à stocker les documents papier dans des dossiers et des classeurs clairement étiquetés. Il peut également conduire et aider à créer un système hiérarchique de répertoires de disques et un système d’indexation des documents. Alors que les répertoires peuvent faciliter la navigation vers le document souhaité rapidement, l’index peut aider à retrouver des documents à l’aide d’un moteur de recherche.
Règles et modèles pour la création et l’authentification des documents :
Les règles et les autorisations précisent qui peut créer et authentifier différents types de documents, ainsi que les procédures à suivre. Les modèles fournissent des formats standard pour les différents documents.
Des outils pour spécifier le flux de documents en fonction des processus métier :
Le SGD permettra, par exemple, de faire passer des documents particuliers par des voies particulières, pour examiner, commenter et approuver les documents. Des alertes automatisées peuvent porter les documents en attente à la connaissance des personnes concernées.
Des outils pour spécifier les politiques et procédures d’archivage et d’élimination des documents :
Le SGD permettra aux administrateurs de spécifier les politiques et procédures de traitement des anciens documents. Ceux-ci peuvent être archivés de manière standard s’il est probable qu’ils seront nécessaires plus tard, ou supprimés si leur utilité est passée.
Des facilités pour la récupération rapide des documents :
Les informations sur les dépôts de documents et les systèmes de classification seront communiquées à toutes les personnes concernées, et seront également disponibles pour une consultation rapide dans les sections de classement et les postes de travail. Cela peut aider ceux qui ont besoin de documents particuliers à savoir où et comment récupérer le document dont ils ont besoin. En outre, les outils de recherche peuvent accélérer la recherche de documents électroniques, y compris la recherche de tous les documents relatifs à un sujet ou à une classification particulière.
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