De nombreuses entreprises ouvrent la voie à l’avenir en devenant complètement en ligne, à distance et incroyablement avancées. Cependant, une chose qui n’a pas changé et qui devient en fait plus importante, est l’importance de sécuriser et de stocker en toute sécurité les documents papier et électroniques. Non seulement il est important que les entreprises utilisant des documents papier passent à un système de documentation électronique pour des raisons de sécurité et d’efficacité, mais il est également important que les entreprises utilisant des documents électroniques sécurisent leur système de gestion électronique de documents.

Un système de gestion électronique des documents est un logiciel ou une plate-forme informatique qui permet de suivre, de stocker, de récupérer et de gérer électroniquement et automatiquement toutes les informations d’une organisation.

Les cinq principaux avantages de l’utilisation d’un système de gestion électronique des documents, ou GED, sont les suivants.

1. Efficacité et productivité accrues

Le plus grand avantage d’un GED est l’augmentation de l’efficacité du travail grâce à la diminution du temps passé à chercher dans les dossiers papier. Avec un système de documents électroniques, vous pouvez facilement rechercher des fichiers au lieu de passer beaucoup de temps à fouiller dans les armoires pour trouver une information. Les employés perdent des heures chaque jour à essayer de localiser, remplacer et mettre à jour des documents. Ce temps précieux peut être utilisé de manière beaucoup plus productive si l’organisation améliore les processus documentaires en investissant dans un SGED.

2. Une sécurité et un contrôle accrus

La sécurité des documents est un élément vital pour toute entreprise. Avec une GED, vous pouvez déterminer qui peut voir, modifier ou récupérer certaines informations. Grâce à ces niveaux de protection, vous éviterez que des informations sensibles ne tombent entre de mauvaises mains. Outre la protection, de nombreux systèmes contiennent une piste de suivi permettant de savoir qui a consulté ou modifié un document. Cette fonction indique le nom de l’employé, l’heure d’accès et les modifications apportées. Cela permet un meilleur contrôle de vos documents et des informations que vous partagez avec les employés ou le public.

3. Capacités de sauvegarde et de stockage

Avec un système basé sur le papier, il est très difficile de mettre à jour les informations des documents et d’avoir un stockage sécurisé. Pour les entreprises qui utilisent des documents électroniques mais n’ont pas investi dans une GED, la mise à jour des documents peut être extrêmement minutieuse, répétitive et chronophage, ce qui laisse une grande marge d’erreur. Avec une GED, tous les documents et toutes les informations sont suivis en permanence, mis à jour automatiquement et sauvegardés sur une plateforme de stockage sécurisée. Les systèmes de GED ont de grandes capacités de stockage. Cela permet de réduire le coût du stockage manuel, sur papier, et de disposer de plus d’espace de stockage pour le travail quotidien.

4. Recherche d’informations

Pour les entreprises qui n’ont pas investi dans une GED, la recherche d’informations peut prendre des heures aux employés. En utilisant la GED, il suffit de cliquer sur un bouton pour retrouver toutes les informations nécessaires. Ceci est particulièrement utile si vous ne connaissez pas exactement le nom du document que vous recherchez, ou l’heure à laquelle il a été créé. Contrairement à un système papier ou électronique de base, vous pouvez rechercher un sujet ou des mots-clés pour retrouver les informations que vous recherchez. Cela rend l’ensemble du processus de recherche beaucoup plus pratique, moins stressant et plus efficace.

5. Protection renforcée de l’information

Outre l’avantage d’empêcher le partage d’informations sensibles en interne, un système de gestion électronique des documents offre également une protection renforcée contre le partage d’informations en externe ou en public. Grâce à la sécurité cryptée de la plate-forme, le risque de violation des informations est considérablement réduit. Ce système protège votre entreprise tant en interne qu’en externe.

Le principal avantage global d’un GED est l’efficacité qu’il procure à votre organisation. Elle réduit le temps consacré au suivi des documents, à la recherche d’informations, à la mise à jour et à la protection des documents. Le temps passé à protéger et à sécuriser les documents est considérablement réduit avec un système de gestion électronique des documents. Investir dans un SGED vous permettra d’utiliser le temps perdu à protéger les documents pour utiliser l’information contenue dans les documents afin d’améliorer votre organisation.

Une autre facette de l’achat souvent négligée est le coût plus élevé de l’énergie et de l’électricité qui est associé à la GED sur site. Bien que cette intuition s’accompagne généralement de prix plus élevés que d’autres modèles de systèmes de gestion de documents, les solutions sur site surpassent toujours les systèmes de stockage manuel les moins chers en termes de rentabilité globale.

Parfois utilisé pour décrire plus qu’un seul produit de GED, le terme sur site peut inclure un ensemble d’outils tiers et de produits sous licence achetés à d’autres fournisseurs de logiciels. Les solutions sur site nécessitent toutefois du matériel de serveur, contrairement à leurs homologues en ligne et dans le nuage.

Pour en savoir plus, visitez ces sites web :

1. https://fr.wikipedia.org/
2. https://www.digitech.swiss/
3. https://www.digital4efficiency.ch/
4. https://www.devillard.ch/
5. https://www.ged-elo.ch